Giới thiệu chung:

Quản lý công văn (IDMS) là sản phẩm phần mềm giúp giảm thiểu sự trì trệ của các hoạt động hành chính, tăng cường trách nhiệm cá nhân và khả năng kiểm soát công việc. IDMS góp phần tăng cường sức mạnh của người quản lý.

IDMS cung cấp các phương tiện cho phép quản lý tốt mọi loại tài liệu trong các hoạt động hành chính, các hồ sơ vụ việc để có thể tra cứu theo các tiêu chuẩn khác nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng, góp phần hỗ trợ cho quá trình ra quyết định.

Điểm mạnh và độc đáo của IDMS là các công cụ điều hành. Bằng cách giao việc và thu hồi các ý kiến xử lý công việc qua mạng, liên kết nhiều người cùng tham gia vào quá một công việc trong các luồng công việc (workflow).

IDMS còn cung cấp các công cụ văn phòng như đăng ký lịch và lập lịch công tác qua mạng, lịch điều xe, thông báo, văn bản mẫu…

Công nghệ phát triển:

Được xây dựng trên nền tảng SharePoint 2010, giải pháp SharePoint eOffice đã thừa kế nhiều sức mạnh do SharePoint 2010 hỗ trợ mà hầu hết các phần mềm không thể có  được như:

• Công nghệ Portal, mô hình đa lớp, kiến trúc hướng dịch vụ (SOA - Service Oriented Architecture)
• Khả năng tích hợp và phát triển thêm ứng dụng.
• Khả năng tích hợp với Active Directory hoặc dùng các phương thức xác thực người dùng khác.
• Khả năng xác lập nhiều web site riêng biệt nhưng cùng trỏ tới một nội dung, mỗi web site phục vụ cho một đối tượng khác nhau với các qui tắc bảo mật được áp đặt trên cả web site. Nhờ thế, mức độ bảo mật được kiểm soát rất cao.
• Khả năng cài đặt và mở rộng theo mô hình farm, nhằm đáp ứng cho hàng trăm ngàn truy cập đồng thời, hỗ trợ sẳn load balancing, clustering; đảm bảo độ tin cậy để phục vụ cho doanh nghiệp vừa, lớn và cực lớn.
• Phần mềm được viết trên môi trường Web, thuận tiện cho giao dịch từ xa qua mạng Intranet/Internet hoặc mạng điện thoại.
• Với IDMS, tất cả các giao dịch thực hiện đều qua các tài liệu và được quản lý tập trung trên mạng. Với khả năng quản lý tốt công việc qua tài liệu, xác nhận trách nhiệm cá nhân.

Các tính năng của sản phẩm:

Các chức năng quản lý văn bản đến:

Cập nhật văn bản đến: Hệ thống cho phép cập nhật văn bản đến bằng nhiều cách:

• Nhập trực tiếp dữ liệu.
• Nhận văn bản dạng điện tử.
• Nhận văn bản từ Fax, Email.
• Hệ thống tự động cấp số tiếp nhận văn bản theo thứ tự tăng dần, ngày công văn đến đơn vị.
• Cho phép cập nhật văn bản tại nhiều cấp.
• Phân loại văn bản, quản lý, theo dõi thời hạn xử lý văn bản tại từng bộ phận.
• Theo dõi chu trình của văn bản từ lúc nhận văn bản đến lúc ban hành văn bản trả lời.
• Khai thác tra cứu văn bản.
• Hiển thị các văn bản đang phải xử lý, đã quá hạn, hoàn thành.
• Hiển thị văn bản cho phép nhóm theo các chỉ tiêu ngày văn bản đến, loại văn bản, khối phát hành...
• Cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Văn bản đơn vị nào xử lý chỉ đơn vị đó được xem nội dung chi tiết.
• In sổ công văn.
• Các chức năng thống kê tình trạng xử lý văn bản theo từng đơn vị, cá nhân.

Các chức năng quản lý văn bản phát hành và văn bản dự thảo:

• Cập nhật văn bản phát hành (công văn đi, văn bản nội bộ, quyết định...) trên cơ sở các văn bản dự thảo đã được duyệt
• Cho phép cập nhật văn bản tại nhiều cấp
• Gắn kết văn bản phát hành với văn bản đến
• Khai thác tra cứu văn bản
• Hiển thị văn bản cho phép nhóm theo các chỉ tiêu ngày ký văn bản, loại văn bản
• Chỉ tiêu tìm kiếm phong phú

Quản lý các hồ sơ công việc:

• Quản lý, theo dõi quá trình xử lý thông qua các hồ sơ công việc
• Quản lý các luồng công việc
• Lập các luồng xử lý hỗ trợ giải quyết công việc
• Lập lịch công tác
• Đăng ký lịch công tác
• Lập lịch công tác
• Hiển thị lịch công tác
• In lịch công tác tuần
• Thống kê báo cáo
• Thư ký
• Ủy quyền
• Văn bản trình ký
• Văn bản nội bộ
• Các chức năng khác
• Thông báo
• Văn bản mẫu
• Lịch điều xe.

Tính ưu việt của sản phẩm:

Cho phép trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và trên web. Là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới intranet, extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoài Internet cho cả Khách hàng và Đối tác.